会议管理旨在提高开会效率，避免无效会议。本文从会前准备、会中控制、会后跟踪三个方面提供了一种结构化会议管理的思路，供同仁参考。
一、会议前准备
定义会议主题/目标。但凡组织一次会议，一定有目的或者期望实现的目标，首先我们定义会议目标。比如我们想摸底系统现状、调和矛盾双方并达成一致、宣贯公司的新政策、评估系统质量报告、项目启动……，这都是会议目标。
确定会议形式。会议目标也决定了会议形式。摸底系统现状，那就开个沟通交流会；评估系统质量报告，那就开个评审会；项目启动，那就开个项目启动会（kick-off meeting）……
确定参会人。根据会议目标及会议形式，选择必要的参会人。请注意，这里是必要的（影响会议结论或受会议结论影响）参会人，每个人时间都很宝贵，切忌邀请与会议主题关系不大的人参会，一来对会议结果没有帮助，二来耽误参会人时间。
确定会议主持人。任何一个会议都要选定主持人来掌握会议节奏，控制会场秩序，引导参会人往会议主题上靠，不要跑偏。会前，会议组织者要与主持人充分沟通，让主持人清楚了解会议主题或目标，对参会人身份、立场有个大致了解。
会议材料准备。此处包括纸质材料、电子资料等，要提前准备好，比如根据参会人数确定打印几份会议材料等。
设备调试。对于需要投影的会议，会前设备调试是必须的，避免出现参会人已到场，却因设备问题不能开始的现象。
二、会议中控制
对于参会人超过10人的会议，会议中控制显得尤为重要。如果不做控制，很容易出现各说各话、跑偏、达不成一致结论等现象，也就造成无效会议的出现。
分解会议主题/目标。即，小步快跑，通过将大目标分解为多个小目标，先易后难讨论。这样的话，在大目标不能取得一致的情况下，也能有阶段进展，可以通过另开会议的方式解决剩余问题。
三、会后跟踪
会议纪要分发。根据会议目标确定是否需要参会人在会议纪要上签字，然后将会议纪要分发给参会人，包括应参会而未到会的人员。
会议决议跟踪。凡有会议决议的会议，都要对决议进行跟踪，跟踪检查决议的执行情况，避免出现开了一次成功的会却最终失败的情况出现。