访问查询重复唯一记录/链接表问题

Question

我希望有人可以帮助我：

我有一个简单的查询，将名称列表和基本详细信息与另一个包含更具体信息的表相结合。有些名字必然会出现不止一次，像“John Smith 1”和“John Smith 2”这样的任意区别不是一种选择，所以我一直在使用自动编号来保持记录的不同。

问题是我的查询为每个出现多次的名称创建了两条记录。例如，有两个名为“Sophoan”的客户端，每个客户端都有不同的 id 号，并且查询已将每个客户端提取两次，从而产生 4 条记录（总共有 122 条记录，而应该只有 102 条记录）。 “唯一值”设置为“是”。

我已尽我所能进行了研究，但完全陷入困境。我尝试修改 sql，但它总是返回错误，我想是因为查询中的字段太多。

我错过了什么？或者查询是错误的方法，我需要找到另一种方法来组合我的表？

项目详情：我正在为一家慈善机构建立一个数据库，该慈善机构有两个主要活动：社会工作和培训。该数据库将记录他们的客户信息以及他们与客户互动的结果（他们寻求帮助的问题、培训研讨会的结果等）。一些客户将在组织想要跟踪的活动之间交叉，因此所有注册的客户都进入一个列表，并且单独的表旋转该列表以收集客户参与的每个特定活动的数据。这个查询应该是我的解决方案结合这些表格供用户输入数据。

目前我有以下表格：

• AllList（客户姓名和基本联系信息的主列表；“社会工作登记”和“参与者登记”通过 '姓名')
• 社会工作登记册（社会工作客户名单及完整详情 每个案例）
• 社会工作跟进表（当员工致电社会工作客户时使用 看看他们的问题进展如何；寄存器太多了 列来保存它；通过“客户名称”加入注册）
• 参与者注册（培训客户名单和详细信息） 他们参加了哪些研讨会，如果他们参加了，为什么他们缺席 错过了一节课）
• 个人车间桌 x14（每个车间包括一个测试和 这些表格记录了客户的回答和他们对每个问题的得分 个人测试；届时将有超过 20 个 数据库完成；所有人都加入了“参与者登记册” “参与者姓名”）

查询：

• 参与者概览查询（将“注册”中的出勤数据与每个研讨会的评分数据链接起来，以呈现只读 概述;这个似乎完美无缺）
• 社会工作查询（非功能性；旨在链接“客户 注册”到“AllList”进行数据输入，以便当新客户
  已注册它会在两个表中创建一条新记录，
  记录匹配在一起）
• 参与者查询（尚未尝试；如上所述，旨在链接 '参与者注册'到'AllList'以进行数据输入）

但是我意识到查询不能用于数据输入，所以这种方法似乎是死路一条。我在使用子表单进行数据输入方面取得了一些成功，但我不确定这是否是最好的方法。

所以，我基本上希望实现的是一种同时将相同数据输入到两个表（对于新记录）并将结果记录匹配在一起（对于现有记录的新条目）的方法。但是，同一个名字必须可以作为唯一记录多次出现（例如三个名为 John Smith 的人）。

[注：还有更多的表存储辅助信息，但与问题无关，因为它们不相关，也不会链接到任何其他表。]

Answer 1

我意识到查询不能用于数据输入

实际上，非复杂查询通常是可编辑的，只要您要编辑其数据的表仍然是查询的“核心”。 Access 应用了许多因素来确定查询是否可编辑。
大多数情况下，很容易找出查询变为不可编辑的原因。
问自己一个问题：如果我编辑该数据，Access 将如何确保准确无误地更新该数据？

如果您的表已定义主键并且这些是您的查询的一部分，并且如果没有分组、计算字段（使用某些函数来更改或测试该字段的值的字段）或复杂连接，则查询应保持可编辑状态。
您可以在此处阅读更多相关信息：

• How to troubleshoot errors that may occur when you update data in Access queries and in Access forms
• Dealing with Non-Updateable Microsoft Access Queries and the Use of Temporary Tables.

所以，我基本上希望实现的是一种同时将相同数据输入到两个表（对于新记录）并将结果记录匹配在一起（对于现有记录的新条目）的方法。但是，同一个名字必须可以作为唯一记录多次出现（例如三个名为 John Smith 的人）。

这句话实际上证明了你的数据库存在设计问题。

数据库设计的一个基本原则是尽可能地消除冗余。原因之一实际上是为了避免在多个地方更新相同的数据。

另外说明：您使用客户端的名称作为自然键。坦率地说，这不是一个好主意。通常，您要确保构成表的主键的内容随着时间的推移可靠地唯一。
使用人名通常是错误的选择，因为：

• 人们改名，例如在许多文化中，妇女在结婚后改姓。
  输入名称时也可能存在拼写错误，现在如果该数据在不同的表中都用作外键，则很难更正。
• 随着数据库的增长，您最终可能会遇到一些具有相同名称的人、产生冲突或强制用户更改该名称以防止重复。

在表中强制记录唯一性的最佳方法是在创建新表时使用 Access 建议的默认 AutoNumber ID 字段。这称为代理键。
它并不意味着要被编辑、更改甚至显示给用户。它的唯一目的是允许表的主键是唯一的并且不随时间变化，因此它可以可靠地用作从一个表到另一个表的引用记录的方式（如果表需要引用特定的记录，它将包含一个保存 ID 的字段。该字段称为 外键）。

您为表命名的名称不够精确：将每个表视为一个保存相关数据的实体。
您有一个名为AllList 的表这一事实意味着它的用途并没有经过深思熟虑；这听起来像是一个包罗万象的实体，而不是一个精心制作的实体。
相反，如果这是您的客户列表，则只需将其命名为 Client。该表的每条记录都包含单个客户的信息（是否使用复数或单数取决于您，但请坚持您的选择，保持一致非常重要）。
不要使用客户名称作为键，而是创建一个 ID 字段、一个自动编号，并将其设置为主键。

我们也将保存客户案件的“社会工作登记册”重命名为ClientCase。从您对表的描述中，这种关系似乎很清楚，但表名本身并不清楚（顺便说一下，我知道 Access 允许在表名和字段名中使用空格，但如果您至少关心一个，那么使用它们是一个非常糟糕的主意一点关于你工作的未来）。

在其中，创建一个ClientID 数字字段（外键），它将在ClientCase 表中保存相关客户端的ID。

您不会谈论客户与其案例之间的关系。这是您必须明确的另一个领域：一个客户可以拥有多少个案例？

• 最多 1 个案例？ （0 或 1 个案例）
• 正好 1 例？
• 至少一个案例？ （1个或多个案例）
• 任何数量的案例？ （0个或更多案例）

了解这一点对于在查询中选择正确的 JOIN 类型很重要。这是构建数据库时设计假设的关键部分。

例如，在最一般的情况下，假设客户可以有 0 个或多个案例，您可以有一个显示客户名称和与其相关的案例数量的报告，如下所示：

SELECT Client.Name,
       Count(ClientCase.ID) AS CountOfCases
FROM Client
  LEFT JOIN ClientCase
     ON Client.ID = ClienCase.ClientID
GROUP BY Client.Name

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您已经更多地描述了您的基本设计，但这还不够。向我们展示实际的表结构和您尝试过的查询的 SQL。从你给出的描述中，很难真正理解设计的实际细节，也很难告诉你失败的原因以及如何让它发挥作用。