MS Access - 匹配没有单一标识符的记录

Question

我需要找到一种方法来匹配两个表之间的记录。问题是没有一个标识符可以使匹配变得非常简单，所以我需要找到一种方法来根据记录中的一些其他可用信息进行匹配。

在小学，所有注册/现有学生都有学生证。它是独一无二的，是完美的主键。但是，任何来年进入学校的新生在正式注册之前都不会获得学生证。

在下一学年开始之前，学校会邀请新入学的学生参加注册前评估计划，以帮助确定他们当前的水平和下一学年的需求。正是在这一点上，收集了有关每个潜在学生的尽可能多的数据。此信息与主要学生信息存储在单独的表中，主要是因为没有正式的学生 ID。我们的想法是，一旦他们获得了正式的学生 ID，就将预注册学生及其数据合并到主学生信息表中。

我的想法是为这些新学生分配一个临时 ID，以便为他们提供一个唯一标识符，以防姓名重复。

我的问题是，一旦为学生分配了一个临时 ID，我如何才能将临时 ID 与真实 ID 匹配？

将在预注册过程中收集的一些信息将包括姓氏、名字、中间名、年级，生日是另一种可能性（但目前不包括在内）。

也许我以错误的方式处理这个问题，所以任何提供的建议都将不胜感激。

Answer 1

听起来您正在从主学生信息系统导出信息，在 Microsoft Access 中运行附加处理，然后最终将其合并回主系统。在这种情况下，您将不得不处理导出和合并功能的限制，并围绕那里可用的内容构建匹配逻辑。

A 计划：理想情况下，您的 Excel 导出将包含来自主系统的某种类型的主要记录标识符，独立于稍后分配的学生 ID。 （它很可能在内部使用一个唯一 ID，即使该 ID 未包含在导出文件中。）然后您将使用它来匹配您在 Microsoft Access 中的记录。

B 计划：如果主系统不导出唯一标识符，那么您需要提供最佳数据组合来唯一识别学生。你如何做到这一点取决于你正在处理的学生数量，以及匹配的数据是否在任一系统中发生变化。如果原始系统中的数据是完整的，则全名和出生日期是一种相当常见的方法。

建立唯一标识符后，我将在 Access 中使用两个查询。第一个是更新查询，一旦学生 ID 在主系统中可用，就将其分配给您的 Access 系统。 （在 Excel 中搜索具有学生 ID 但在 Access 中还没有的匹配学生。）

第二个查询是追加查询，用于将新学生从主系统添加到 Access 中。 （Excel 中的学生与 Microsoft Access 中的任何现有学生都不匹配。）

采用这种方法，您将定期从主系统中提取 Excel 导出并运行上述查询以保持您的 Access 系统更新。然后，当您准备好将信息合并回主系统时，您可以在 Access 中过滤分配有学生 ID 的学生。主系统中数据的实际更新可能是通过更新查询完成的，或者可能是从包含学生 ID 的 Access 导出。 （取决于您的主系统如何合并传入的数据。）

Answer 2

我的处理方法是将两个表合并到一个单个表的学生中。该表将有一个AutoNumber ID 列，该列指的是学生或准学生。然后，您将在此表中为 StudentID 提供另一列，该列将在稍后分配。

然后，您的表单和报告可以根据 StudentID 字段过滤数据，以向您显示当前或未来的学生。

采用这种方法意味着您的学生数据会输入到一个地方，您不必担心以后会尝试重复信息或合并信息。由于单条记录代表一个人，因此使用单张表对我来说是合乎逻辑的。