Microsoft Access：我需要帮助规划我的第一个数据库

Question

我是 Microsoft Access 的新用户，因此我对数据库设计有点模糊。我目前有几个 Excel 电子表格，其中包含我公司管理的不同地点的化学浓度信息。这些电子表格中的每一个都按位置名称和测试日期组织。对于需要跟踪的每种化学品，我都有一个电子表格；目前有 7 张，未来还会有更多。这些表格基本上在最左侧有一列位置名称，在最顶部有一排化学测试的日期。所以每张纸看起来都像这样。

          June-13    July-13    Aug-13   ...

位置 1

位置 2

位置 3

...

每个位置和日期在每个电子表格上重复；他们 7 人之间的唯一区别是他们追踪的化学物质的类型。我已经将这些电子表格中的每一个都转移到了 Access 表中。我还通过创建位置表创建了位置名称数据之间的关系。这使我可以创建一个查询和表单来按位置名称搜索数据。问题是我对 MS Access 缺乏经验，并且不确定如何重新排列我的原始表格以允许日期和化学类型搜索。理想情况下，我想设置我的数据库以允许查询和表单，让其他人按位置名称、日期和化学类型搜索这些数据。我了解查询和表单设计的基础知识，但我的数据似乎没有以允许我按位置名称搜索任何内容的方式进行规划。任何人都可以建议一种我可以布置表格或创建新表格来帮助我做到这一点的方法吗？感谢任何帮助，因为我对 MS 访问非常陌生。

谢谢。

Answer 1

在您真正开始使用 MS Access 之前，您需要了解两个主要概念。首先是 Access 在整个计算空间中的位置。二是制表数据与交叉制表数据的区别。

MS Access 位于信息管理的三个主要方面的交汇处。它们是数据库、应用程序和文档。 Access 文件是一个文档。它旨在像其他类型的文档（例如 Word 或 Excel 文档）一样进行管理。在不同类型的文档（例如电子表格和 Access 表）之间移动数据也非常容易。这种轻松可能具有欺骗性。这很容易，以至于您可能认为自己已经掌握了信息管理，而实际上您只有脚踝那么深。

Access 文件包含一个应用程序。大多数应用程序设计问题都被向导简化了，它们将为您完成许多繁琐的工作，例如基于一两个表格创建表单等。您几乎没有应用程序设计背景就可以开始。

Access 文件包含一个数据库。数据库中的数据被排列成表，表行通过外键/主键关系相互链接。开始使用 Access 比使用 SQL Server 或 Oracle 容易得多。但是，再一次，容易开始可能会掩盖一门可能需要一些努力才能学习的学科的存在。好的数据库设计并不复杂。但它是抽象的。除非你能在适当的抽象层次上思考，否则你会不断地自取其辱。

在桌面处理的限制范围内，您可以完成需要在 Access 中完成的工作，并且可以从使用其他工具所需的一小部分学习曲线开始。但你必须小心。

切换齿轮，我想提醒您交叉表数据和列表数据之间的区别。您向我们展示的电子表格，日期分布在顶部，位置分布在左侧，是交叉表数据的典型示例。电子表格是为处理这种形式的数据而构建的。关系数据库不是。其他答案为您指出了一些好的表格数据设计，但在您了解差异之前，您不会从这些答案中受益。

通常，使用 Excel 数据透视表工具比使用 Access 中的工具更容易将交叉表格数据转换为表格数据。我建议您为您的数据找出一个好的关系表系统，然后在将数据加载到 Access 之前使用 Excel 转换数据。当您第一次学习数据透视表时，您通常会学习如何将表格数据转换为交叉表格数据。走另一条路有点困难，但它是可行的。

在这方面，请注意，Access 中没有向导可以帮助您将一组信息需求转换为表格系统。在开始使用第一个向导之前，您必须这样做。

这只是冰山一角。

Answer 2

根据您提供的描述，我建议您将数据排列如下：

位置表

• 位置 ID
• 位置名称
• 位置地址
• 等

化学品表

• 化学标识
• 化学名称
• 等

数据表（随便叫）

• 位置 ID
• 化学标识
• 阅读日期（即月份）

这样，您拥有的日期可以列为“行”而不是“列”。这将使查询和搜索变得更加简单。

如果您不熟悉编写查询以按上述方式排列数据，您可以在 Excel 文件中进行一些手动工作，以便在导入 Access 之前以这种方式排列数据。