为了方便管理，项目经理或其所在的组织会将项目分成几个阶段来管理，以加强对项目的管理控制并建立起项目与组织的持续运营工作之间的联系。从项目开始直到项目结束，这一段时间就构成了项目的项目生命周期。
1.项目生命周期的特征
项目生命周期定义了从项目开始直至结束的阶段。大多数通常从技术上划分：需求分析，系统设计，系统构建，系统运行。阶段的交付物通常都经过技术正确性的评审，并在下一阶段开始前得到批准。阶段之间完成技术交接或移交。也可以按管理活动出现的先后，划分为启动，计划，执行，收尾等典型阶段。针对具体项目，阶段可不止这些。项目每个阶段至少包含管理和技术工作。根据需要，条件许可或设计的风险可接受时，下一阶段可在前一阶段完成前开始，这种部分重叠阶段的做法是快速跟踪管理技术。没有唯一最好的生命周期定义方法，某行业的通用做法常会成为该行业首选的项目生命周期。
通常定义：每个阶段应完成哪些技术工作？交付物应何时产生？对每个交付物如何评审、验证和确认？每个阶段都与哪些人员参与？如何控制和批准每个阶段？描述文件可概要可详细，描述应结构清晰，便于控制。
大多数都具有共同特征：初始阶段，成本和人员投入水平较低，在中间阶段达到最高，当项目接近结束时则快速下降。项目初始阶段，项目干系人影响项目的最终产品特征和项目最终费用的能力最高，随着项目的继续开展则逐渐变低（变更和缺陷修改的费用通常会增加）。很少有生命周期阶段相同的情况。
典型的信息系统项目生命周期，一般可划分为可行性分析，业务流程优化或变革，信息系统规划，系统需求分析、系统设计、系统实现、测试、实施、试运行、验收等阶段。开发出的信息系统生命周期，还包括验收后的协调运营与维护、退役等阶段。
2.项目阶段的特征
每个项目阶段都以一个或以上的可交付物的完成为标志，这种可交付物是一种可度量、可验证的工作成果，如一份规格说明书、可行性研究报告、详细设计文档或工作样品。某些可交付物可以对应于项目管理过程，其他可交付物可能是项目的最终产品或最终产品的组成部件。项目阶段一般要完成若干可交付物，是一个用来确保对项目的适当控制、为了获得项目目标要求的产品或服务而在项目生命周期中划出的一个时间段。项目阶段由连续过程组成，这些过程按一定顺序前后相连。项目或阶段的产品、成果和服务通称为可交付成果。任何特定项目中，因为规模、复杂度、风险系数和资金周转约束等原因，阶段可进一步细分为子阶段。为了监控和控制，每个子阶段都与一个或多个特定的可交付物相连。项目阶段的结束一般以对完成的工作和可交付物的技术和设计评审为标志，以决定是否接受，是否还要做额外的工作或是否要结束这个阶段。不结束当前阶段就开展下一阶段工作时，通常需要对此决定进行管理评审。一个项目阶段可在没有决定启动任何其他阶段时就结束。
阶段的正式完成不包括对后续阶段的批准。为有效控制，每个阶段都要明确该阶段的任务作为正式启动。在获得授权时，阶段末的评审可以结束当前阶段并启动后续阶段，常称为阶段出口，验收或终止点。