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拖了很久的职场新人三部曲系列的第二篇,终于还是写出来了。

上一篇文章中聊到了跳槽到新公司需要快速融入团队,落地拿到结果,证明自己的价值。但在日常的工作中,我们经常遇到的场景往往是下面几种:

  • 需求积压太多,赶需求疲于奔命;
  • 上午忙开会,下午忙复盘,晚上写代码;
  • 技术负债庞大,小问题不断堆积导致线上事故频发;
  • 为了KPI和OKR的拉通对齐,不断重复造轮子写PPT做汇报;
  • ............

 

但话说回来,面对问题解决问题,才是正确的选择。能将复杂的问题简单化,解决问题,也是我们价值诉求的一种延伸。

这篇文章,结合我个人之前在职场的一些经验教训和实践,聊聊进入新的工作环境,如何提高工作效率来解决复杂问题。

 

明白低效的原因是什么

工作效率低的原因有很多种:客观因素、所处环境平台、主观原因。下面我将几种因素罗列出来,谈谈我的看法。

流程规范

每个公司有自己不同的一些流程规范,从产品设计到上线交付运营的角度来说,常见的有:

  • 需求评审流程;
  • 估时排期流程;
  • 技术方案评审;
  • 测试验证流程;
  • 线上发布流程;
  • 问题处理流程;

这些流程规范的目的是保障从需求到产品交付过程按照成熟的软件工程最佳实践来执行,避免出现预期之外的风险

审视自己目前所处公司或平台,是否在软件工程实践流程方面欠缺了某些环节,导致频繁的需求变更、代码修改以及不断测试不断验证发布,最终线上出现故障。

工作习惯

很少有人的工作,是每天重复做同一件事情。事实上很多人每天的工作是有好几件事情要做,同时这个过程中可能夹杂着临时被拉去开会,不断有人过来找你沟通对齐等各种事项。

我们都知道要想高效的完成一件事,最好是高度专注的做事情,但面临上述这种频繁被打断思路的情况,该如何来解决呢?

熟悉程度

“工欲善其事,必先利其器;欲利其器,必晓其理”。

还是从研发的角度来说,比如要实现一个业务需求,需要考虑需求对应的场景、技术方案如何设计、如何估时排期、团队所使用的技术栈、编码规范、对应的测试同学是谁、如何沟通提测等。

对于很多进入一个新环境的同学来讲,对需求,工具,技术栈以及人的熟悉,是很重要的一件事。

沟通方式

现代企业中需求研发交付是个高度成熟跨团队多人协作的项目,沟通是其中很重要的一个环节。如果沟通存在问题,那可能会导致很多问题。比如:

  • 信息未及时同步导致协作步骤进度不一致,项目延期;
  • 同一件事不同人有不同看法,如不能很好的沟通达成一致,很容易导致南辕北辙;
  • 该知晓某件事的人没通知,和这件事无关的人被拉去开会,无形中造成了个人时间的损耗加剧;

时间管理

上面讲到了工作习惯,日常工作中每天要面临很多事情,什么时候做什么事情,先做哪件事情,这些事情需要谁协助,潜在风险是什么都需要每个人去思考并解决。如果不能很好的解决这些问题,会导致下列的几种情形:

  • 一天结束了很多事情没什么进度;
  • deadline快到了,还有事情需要其他人协助,但他们没时间;
  • 工作时间搞不完事情需要加班,加班导致身心俱疲,个人生活时间被严重侵蚀;

向上管理

其实不太想谈这个topic,但这个topic实际上很重要。

我们工作的任务大部分来自于自上而下的拆解,如果不能和上级明确自己要做的事情,做这件事情的目标和衡量标准,很多时候都是徒劳无功的。

上级觉得你没进度没产出,你自己会觉得心累无爱。久而久之,矛盾和边缘化就会产生。

 

如何解决这些低效的问题?

下述的一些解决低效的技巧,大多来自我个人的工作实践,仅供参考。

主动提出建议

如果发现工作流程中出现了上述关于流程规范的问题,建议了解背后的原因,然后适时提出建议。当然,如果岗位职责匹配,可以自己建立流程规范,然后推动落地

为什么说要主动提出建议?因为现代企业中需求研发交付是个高度成熟跨团队多人协作的项目。仅靠个人的专业素养是很难保证整体的行动和目标一致性的。

尝试培养习惯

好的工作习惯可以大大提高日常工作的效率,下面的几点培养习惯的技巧,请Get√:

  • 做一件事情前先深入了解它,分析它的背景目标,结合实际情况和排期制定计划;
  • 做好风险评估(比如延期&资源不足),并主动暴露风险,和团队沟通寻求解决方案;
  • 锚定自己的主要目标,事情排优先级,优先做重要紧急的事情(推荐《高效能成功人士的七个习惯》这本书);
  • 如果怕忘记一些事,可以用便笺或者记事本提醒自己,关注重要的事情;
  • 学会拒绝,不是所有需要你协助的事情是真的需要你,可能他只是找不到其他人;

怎么快速学习

  • 主动和团队中的老人请教,学习了解他日常工作中的一些做法,汲取适合自己的;
  • 花一些时间熟读文档,包括但不限于:技术设计文档、API设计文档、需求文档、产品PRD文档(如果没有,可以从你开始做技术沉淀);
  • 不要花太多时间在沟通和学习上,在快速实践中熟悉更重要!先落地拿到结果,解决问题,再考虑其他;

如何高效沟通

高效沟通,在之前的文章职场新人如何快速融入团队中已经有了大篇幅介绍,这里不做描述,大家可以看之前的文章。

做好时间管理

很多人都在讲时间管理,实际上时间是没办法管理的,能管理的是对人的管理,其中包括别人和自己。因此我总结了下面几个小技巧,希望能有所帮助。

  • 学会拒绝,界定工作的边界和职责范围;
  • 不必要的会议不用参加,事后看会议纪要或者和同事聊聊就好;
  • 需要别人协助或者组织会议提前约定好时间,将协助你完成事项的人的时间提前占用;
  • 建立工作清单,每天来公司第一件事列出今天/本周要做的事情,分类按重要程度排序,完成打个勾;
  • 借助时间管理工具(飞书钉钉的日历)将自己要做的事情进行时间排期,利用提醒功能,强制让自己去做事情,而不是靠人本身的自觉去完成;

多沟通和常汇报

多沟通的目的是不断和上级确认要做的事(背景、目标、衡量维度),在不断沟通中,明确目标和保持方向一致性。

当然,过程中需要注意,每次沟通需要有新的沟通内容,比如方案、进度、风险。

常汇报并不是说有事没事找领导唠嗑,而是让领导知道你在做什么,目前进度,遇到什么问题需要领导协助解决,不要临近deadline或者出问题了领导才知道。

有时候对上级来说,不求有功但求无过,是很重要的,因为他也要向上汇报向上管理。

沟通和汇报是个人工作价值主动传递的一种诉求,想明白这点,能减轻很多工作中的“心累”状态。

 

结束语

讲了这么多,实际上还是需要在工作中不断实践复盘思考,找到适合自己的方式,才能提高工作效率。

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杂谈

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