第十二三四章 项目采购沟通风险干系人管理

第十二章 项目合同和采购管理

【信息系统项目管理师】第十二三四章 项目采购沟通风险干系人管理

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1.合同有关的概念,如合同,合同有效性原则,合同的内容,索赔定义等。
合同:是指以确定各种权利与义务为内容的协议。是当事人之间确立,变更,终止民事权利义务关系意思表示一致的法律行为。
合同的有效性三要素:当事人具有相应的民事行为能力,当事人意思表示真实,不违反法律或社会公共利益。
合同内容:项目名称,标的内容和范围,项目质量要求,项目的计划进度地点,地域和方式,项目期限,技术情报和保密资料,风险责任承担,技术成果归属,验收标准方法,解决争议方法,名词术语解释。
违约时三种处理包括继续履行,采取补救措施,支付违约金或定金。
索赔定义:合同当事人一方给另一方造成经济损失,工期延误,通过合法途径向对方要求补偿或赔偿。
索赔分类:索赔方向(索赔,反索赔),索赔目的(工期,费用),索赔依据(合同规定,非合同规定),索赔业务性质(工程,商务索赔),索赔处理方式(单项,总索赔)
变更合同价款(4项):确定合同变更亮清单;能找到合适价格变更合同;找到类似价格变更合同;由承建单位提出适当价格,监理工程师和业主确认后执行。
订立项目分包合同5个条件:经过业主方认可,分包方必须是非主体结构;只能分包部分项目,不能全部;子城建方必须有相应的资质条件;子承建方不能再次分包。
总承包合同一般适用于经验丰富,技术实力雄厚且组织管理协调能力强的承建方。

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2.项目采购管理的过程有哪些。
规划采购管理,实施采购,控制采购,结束采购。自制和外购分析应考虑间接成本和直接成本。它在编制采购计划的时候实施。采购文件是用来得到潜在卖方的报价建议书。

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3.合同的分类及合同适用于什么样的项目。
采购管理中的三大分类:总价合同,成本补偿合同,工料合同。
适用什么样的项目参照PMBOK。
其中成本加百分比合同(成本加酬金合同)不存在PMBOK中,买方报销卖方实际项目成本,这种方式卖方(乙方)强势,但乙方没有控制成本的动力。

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4.规划采购,编制询价计划,合同管理,合同收尾过程的输入和输出。以及涉及的一些术语。
合同收尾输入(2项):项目管理计划,采购文件。
合同收尾输出(2项):结束的采购,组织过程资产更新
规划采购输入(9项):项目管理计划,需求文件,风险登记册,活动资源需求,项目进度计划,活动成本估算,干系人登记册,事业环境因素,组织过程资产。
规划采购输出(6项):采购管理计划,采购工作说明书,采购文件,供方选择标准,自制或外购决策,变更请求。
合同管理定义:是管理双方关系,保证承建方的交付物满足合同条款的过程。
合同管理的流程签订管理履行管理变更管理档案管理违约管理
合同变更的步骤:提出,审查,批准,实施。
SOW:工作说明书,是对项目所要提供的产品,成果或服务的描述。SOW与范围说明书的区别在于,工作说明书是对项目所要提供的产品或服务的叙述性描述,项目范围说明书则通过明确项目应该完成的工作而确定了项目的范围。
采购文件:征求卖方的建议书。合同签订时需要考虑:当事人的法律资格,验收标准,技术支持服务

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5.询价的定义,询价的方法与技术。
定义:一般指承包人向拟邀请的分包人询问价格。它是投标程序中重要的一环。简单来说就是买方(乙方)向卖方(甲方)询问商品价格。

采购文件有不同的书面名称(共4项):
-1)信息索取书(RFI):获得所需产品/服务/供应商的信息
-2)请求方案建议书(RFP):要求供应商对问题提出最好解决方案的建议。征求潜在供应商建议。
-3)请求报价邀请书(RFQ):要求供应商报价,作为招标底价及比价的参考。
-4)投标邀标书(IFB):为所有供应商报价提供他们最佳方案的平等的机会。

第十三章 项目沟通管理和干系人管理

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1.项目沟通管理的过程有哪些,干系人管理的过程有哪些。
沟通:规划沟通管理,管理沟通,控制沟通。
干系人:识别干系人,规划干系人管理,管理干系人参与,控制干系人参与。

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2.项目沟通及沟通管理的含义。
项目沟通管理建立在管理沟通的基础上,服务于项目管理及项目干系人的共同利益。项目管理的目标是及时而恰当的创建,收集,发送,存储,和处理项目的信息。

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3.沟通过程的一般模型
包括:发送方(译码或翻译),信息接收方(解码),传递渠道。这往往是一个循环的过程。沟通的基本单元是个人与个人的沟通。
认知障碍产生于个人的学历,经历,经验等方面,不同的人对同一事物有不同的认知。
语义障碍也称为个性障碍,是指由于人们的修养不同和表达能力的差别,对于同一思想和事物的表达理解有清楚和模糊之分。

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4.沟通的基本原则有哪些
五个沟通原则:尽早沟通,主动沟通,采取对方能接受的沟通风格,沟通的升级原则,内外有别。

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5.绩效报告,状态报告,进展报告,预测的定义。
绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程。包括状态报告,进展报告和项目预测。
状态报告:介绍项目在某一特定时间点上所处的位置。
进展报告:介绍项目部在一定时间内完成的工作。
预测:预测未来项目的情况。

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6.举行高效会议要注意的问题。
共有九项:事先制定一个例会制度;放弃可开不可开的会议;明确会议目的和期望结果;发布会议通知;在会议之前将资料发给参会人员;发布会议通知;可以借助视频设备;明确会议议事规则;会议要有纪要;会后要有总结,提炼结论。 

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7.如何做干系人分析。
识别干系人:识别影响项目决策,结果,活动的个人或者组织,并分析他们的利益,参与度,依赖度,影响力等信息的过程。
规划干系人管理:基于干系人与项目的利益,影响分析,制定项目周期内调动干系人的策略。
管理干系人参与:满足干系人需要,促进其参与项目的过程。
控制干系人参与:全面监督干系人间关系,调整计划,调动干系人参与的过程。

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8.会计算沟通途径和条数。
参考PMBOK。 

9.各种沟通方式的分类,以及各种沟通方式的优点缺点比较。
正式沟通:沟通效果好,保持权威性,缺点是速度慢,容易信息失真。
非正式沟通:传播速度快,信息比较准确,沟通效率高。缺点没有证据,难以控制。
纵向沟通:包括上行下行沟通
横向沟通:包括平行沟通。
口头沟通:传递速度快,信息量大。缺点:可追溯性差,受人为影响大,发生信息失真。
书面沟通:持久可追溯,电子形式的快速高效,缺点:效率低缺乏反馈,不亲切。
非语言沟通:信息意义明确,内容丰富,含义隐含灵活。缺点是传递距离有限,界限含糊,有的只可意会 不可言传。

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第十四章 项目风险管理

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1.风险的特征有哪些
风险有五个特征和三个属性。
特征:风险存在客观性和普遍性;某一风险发生的偶然性;大量风险发生的必然性;风险的可变性;风险的多样性和多层次性。
属性:随机性;相对性,可变性。

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2.风险的各种分类方法和分类。
每一个项目都有风险,完全回避或消除风险,或者只享受权益而不承担风险是不可能的。
按风险来源分类:可分为自然风险和人为风险。
按可管理性分类:可分为可管理风险和不可管理风险。
按可预测性分为:已知分险,可预测风险,不可预测风险。
按风险后果分为:存粹风险和投机风险。
按影响范围分为:风险可分为局部风险和整体风险。
商业风险包括了市场风险(不是市场真正想要的),策略风险(系统不再符合战略),销售风险(不清楚如何推销系统),管理风险(失去上级支持),预算风险(没有人员保证)。采用先进的技术,但其关键的风险所在是“尚无用户真正需要”,这种情况下就不是技术风险,而是商业风险。

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3.项目风险管理的过程有哪些
规划风险管理,风险识别,定性分析风险,定量风险分析,风险应对计划编制,风险监控。

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4.风险管理计划的内容以及涉及的相关术语。如核对表,应急储备等。
内容:简介,风险概要,风险管理的任务,组织和职责,预算,工具与技术,要管理的风险项。

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5.风险的定义,以及风险承受能力与受益,投入,地位,资源等。
风险的定义:指某一特定危险情况发生的可能性和后果的组合。
风险承受能力越小:收益越小,投入越多,地位越低,资源越少。
风险承受能力越大:收益越大,投入越少,地位越高,资源越多。

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6.风险管理的主要内容和主要方法。如德尔菲,集思广益,SWOT讲评法,图解技术等。
德尔菲法:本质上是一种匿名反馈的函询法。是专家就某一专题达成一致意见的一种方法。它有助于减少数据方面的偏见,并避免由于个人因素对项目风险识别的结果产生不良的影响。
集思广益:就是头脑风暴。产生大量创造性意见的过程。头脑风暴法可以充分发挥集体的智慧,提高风险识别的正确性和效率。
SWOT分析:即优势,弱点,机会与威胁分析,是指从多个角度,各个方面,对项目内部优势和弱势以及项目的外部机会和威胁进行综合的分析,从而对项目的风险进行识别。
图解技术:主要包含因果图,系统或过程流程图。
检查表:记录和整体数据的主要工具,将项目可能发生的许多风险列于一张表上,供识别人员进行检查核对,以判别项目中是否存在表中所列类似的风险。

7.定性和定量分析方法,如风险概率与影响评估,风险与影响矩阵,以及涉及的相关术语,如EMS期望货币值,蒙特卡洛分析等。
定性使用的工具与技术(6项)风险概率与影响评估概率与影响矩阵专家判断风险数据质量分析风险分类风险紧迫性评估
风险数据质量分析:要求使用准确无偏颇的数据。检查风险数据的精确性,质量,可靠性和完整性。
定量使用的工具与技术:EMS期望货币分析(决策树),蒙特卡洛分析(模拟),敏感性分析(龙卷风图)。
检查人们对风险的理解程度属于风险定性分析,定性分析的方法有风险概率及影响评估,概率及影响矩阵,风险数据质量评估等。
风险定量分析经常会使用到的工具包括数据收集和表现技术(包括风险信息访谈,概率分布和专家判断),建模技术(包括敏感性分析,期望货币值分析,建模和仿真)

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8.风险应对的策略有哪些。
减轻,预防,转移,规避,接受和采用后备措施。
积极:开拓,分享,提高,接受。
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